ถึงแม้ว่าการใช้งาน Access
จะมีความซับซ้อนกว่าโปนแกรมในชุด Office ตัวอื่นๆ แต่อาจจัดได้ว่า Access
ใช้งานมากกว่าโปรแกรมฐานข้อมูลแบบอื่นอยู่พอสมควร เพื่อให้สามารถศึกษา Access เป็น 5 ขั้นตอนดังนี้
ขั้นตอนที่ 1 : ออกแบบฐานข้อมูล
การออกแบบฐานข้อมูลจะเริ่มจากพิจารณาวัตถุประสงค์ของการใช้งานฐานข้อมูล จากนั้นนำเอาฐานข้อมูลที่ต้องการจัดเก็บ
ตลอดจนข้อมูลที่ต้องการใช้งานทั้งหมดมาอ้างถึงกับทฤษฎีการออกแบบฐานข้อมูล เพื่อให้ได้ฐานข้อมูลที่ถูกต้อง ง่ายต่อการใช้งาน สะดวกต่อการบำรุงรักษา ตลอดจนสามารถใช้งานร่วมกับฐานข้อมูลอื่นๆ
ขั้นตอนที่ 2 : สร้างตารางและกำหนดความสัมพันธ์
หลังจากออกแบบฐานข้อมูลเรียบร้อย ต่อไปคือ
การสร้างตารางที่เกี่ยวข้อง
เพื่อใช้สำหรับเก็บข้อมูลตามที่ออกแบบเอาไว้ จากนั้นให้กำหนดความสัมพันธ์ระหว่างตารางตามความเหมาะสม
ขั้นตอนที่ 3 : สร้างฟอร์มสำหรับกรอกข้อมูล
หลังจากสร้างตารางและกำหนดความสัมพันธ์ไปแล้ว ขั้นตอนต่อไป
การกรอกข้อมูลลงไปในตาราง
ซึ่งการกรอกข้อมูลลงไปในตารางนั้นจะไม่ค่อยสะดวก และอาจผิดพลาดได้ง่าย ทางที่ดีกว่าคือ สร้างฟอร์มสำหรับกรอกข้อมูลโดยตรง
โดยฟอร์มจะมีลักษณะที่เอื้อต่อการกรอกข้อมูลทำให้ผู้กรอกข้อมูลสามารถทำงานได้ง่ายและสะดวกมากยิ่งขึ้น อีกทั้งยังลดความผิดพลาดไปได้มาก
ขั้นตอนที่ 4
สร้างคิวรีเพื่อดึงข้อมูลที่ต้องการ
หลังจากกรอกข้อมูลลงในฐานข้อมูลเรียบร้อย
จะพบว่าในการใช้งานจริงเราไม่ได้ใช้งานฐานข้อมูลพร้อมกันทั้งหมด แต่จะใช้แค่เพียงบางส่วนเท่านั้น ด้วยเหตุนี้
Access จึงได้เตรียมเครื่องมือและคำสั่งสำหรับการดึงเอาข้อมูลเฉพาะที่ต้องการ ซึ่งก็คือ
Query (คิวรี)
ขั้นตอนที่ 5
: จัดทำรายงาน
ในการใช้ฐานข้อมูล หากต้องการสรุปผล เราสามารถสรุปผลด้วยการทำรายงาน ข้อมูลที่จะนำมาจัดทำรายงานนั้นสามารถดึงข้อมูลมาจากตาราง หรือนำข้อมูลมาจากคิวรีที่ได้กลั่นกรองข้อมูลได้แล้วก็ได้
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น